Руководство проектом не является лёгким занятием и в том случае, когда всё идёт так, как задумано. А в ситуации, когда возникают какие-либо непредусмотренные проблемы, принятие решений может показаться не только сложным, но и невозможным. Поэтому курсы управления всегда включают в себя обучение принятию решения в неожиданных, а то и экстремальных, ситуациях. Существует стратегия, разумное следование которой поможет правильно оценить ситуацию и свести негативные последствия к минимуму.
Первый шаг в осмыслении такой ситуации — отделить эмоции от фактов. Неудача неизбежно вызывает негативные эмоции, а решения, принятые под их влиянием в большинстве случаев оказываются поспешными и далёкими от оптимальных, поэтому необходимо преодолеть первоначальный порыв к действию и выждать некоторое время. Затем нужно оценить реальные последствия проблемы, избежав при этом как их преуменьшения, так и преувеличения. Действия по этой стратегии нужно добиться и от других сотрудников: они должны не переживать по поводу возникшей проблемы, а обдумывать её решение. Для этого нужно поставить как можно больше касающихся проблемы вопросов. чтобы перейти от предположений и догадок к конкретным оценкам и фактам.
Получив, таким образом, более полное представление о сложившейся ситуации, вы можете позволить себе на какое-то время дать волю эмоциям. Снять напряжение тем или иным способом совершенно необходимо, перед тем как продолжить работу над проблемой, иначе оно может сильно снизить эффективность вашей работы. Разумным шагом часто оказывается создание особой команды для решения этой проблемы. При этом нужно следовать следующему правилу: чем сложнее и запутаннее проблема, тем меньше должна быть эта группа, иначе их деятельность легко может сделать проблему ещё более сложной и запутанной. Необходимо убедиться, что они чётко понимают свою задачу. Фактически, в такой ситуации никогда не следует полагаться на чужие знания, и не лишним бывает проговорить даже кажущиеся очевидными мелочи.
Затем с помощью этой группы (если она подобрана действительно правильно, то её деятельность не требует постоянного участия руководителя) производится анализ возможных вариантов выхода из сложившейся ситуации и построение плана действий. Многие курсы управления учат следующей закономерности: чем более сложной и срочной является проблема, тем проще должен быть план. В большинстве случае это действительно так, ведь от вас требуется поиск не идеального решения, а решения, которое работает и позволяет решить проблему.
На этапе исполнения плана важнейшим фактором остаётся чёткость и достижения понимания со стороны других сотрудников. Залог выполнения плана — осознания каждым своих целей и обязанностей. Как правило, это именно та ситуация, когда приказы не обсуждаются, а выполняются. При этом необходимо заранее определить контрольные точки, то есть регулярные промежутки времени (в зависимости от масштабов плана это могут быть часы, дни или недели), по истечении которых необходимо вновь оценивать ситуацию. Это поможет определить, насколько на самом деле эффективен ваш план, и в случае необходимости внести в него необходимые коррективы. Наконец, последний этап, который осуществляется уже после того, как проблемная ситуация завершилась, это выявление её причин и принятие мер, которые позволит в дальнейшем избежать подобных ситуаций. Применение этой стратегии, которой обучают курсы управления, оказывается полезным не только для руководителей, но и для всех, кому приходится сталкиваться с принятием решений в напряжённых ситуациях.
По материалам instib.ru