Конференция, являющаяся своего рода собранием, где приглашенные специалисты выступают со своими заранее подготовленными докладами. Это довольно масштабное мероприятие, ведь численность участников нередко переваливает за сотню 100 и даже больше человек. Так как организовать конференцию? Проведение конференции потребует двух-трех дней, а ее открытию, как правило, предшествует громадная подготовительная работа, от качества которой и зависит эффективность самого планируемого мероприятия. Эта работа включает и техническую часть, как то: аренда зала, кейтеринг, рекламная продукция, так и информационная подготовка — суть конференции.
Актуальностью темы во многом и определяется успех конференции. Интересная и актуальная тема поспособствует активности гостей и участников конференции, а также существенно увеличит их количество. Тема конференции не только должна быть интересна всем участникам, она просто обязана вызывать столкновения интересов и разных взглядов, чтобы обсуждения и прения проходили активно и живо.
Место проведения конференции напрямую зависит от количества приглашенных участников, но в запасе всегда необходимо иметь порядка сорока свободных мест, где можно будет разместить представителей СМИ и пришедших незапланированных гостей. Желательно, чтобы неподалеку от места проведения конференции располагалась гостиница или гостевой дом.
Успех проводимой конференции максимально зависит от целевой аудитории. Когда аудитория определена, необходимо заблаговременно оповестить о месте и дате ее проведения всех участников конференции. Очень важно убедиться, что в планируемое время не проводятся похожие мероприятия с аналогичной тематикой. Накладок и сбоев, разумеется, в работе конференции быть не должно, вот почему план работы конференции должен быть четким и детальным. Следует заранее предусмотреть, чем будут заполнены неожиданно возникшие паузы. Среди организаторов проводимой конференции должно отчетливо проявляться конкретное распределение обязанностей, при котором каждый из них нес ответственность за отличные друг от друга вопросы.
Одним из наиболее важных пунктов в организации конференции и ее проведении является предварительная работа с самими докладчиками. Необходимо убедиться, что каждый доклад в полной мере соответствуют тематике конференции, является достойным, ярким и непродолжительным.
Ведение конференции в обязательном порядке поручается человеку, уже имеющему опыт проведения подобных мероприятий именно в таких вопросах. Спикер, он же ведущий, в ходе обсуждения обязан следить за тем, чтобы выступающие докладчики не нарушали границы заявленной темы, не превышали объявленные временные параметры выступления.
Повышение значимости проводимой конференции достигается путем приглашения экспертов, обладающих высокими профессиональными качествами. Приглашенные участники будут судить об уровне конференции на стадии заполнения регистрационных бланков, поэтому следует заказать раздаточные материалы наивысшего качества.