Правильно распределить рабочее время — одно из важнейших умений, как сотрудника, так и руководителя. Долгие раскачки по утрам, традиционное «авось», откладывание на потом приводят к тому, что ценные часы пропадают безвозвратно.
Грамотный руководитель должен организовать не только свою работу, но и работу подчиненных. Исследования показали, что на выполнение практически любой работы требуется на 80% меньше времени, чем это происходит в работе компаний.
Как сократить непродуктивные часы?
- Четкий план. Задачи для работников должны быть расписаны как долгосрочные, так и на каждый день, чтобы никто ничего не забыл.
- Ежедневные планерки. Не ленитесь проводить каждое утро небольшие совещания. Это поможет показать результативность предыдущего дня и поставить реальные достижимые задачи на текущий.
- Точные сроки. Не нужно излишне торопить сотрудников или говорить им нереальные цифры. Работник начинает торопиться и делать ошибки, что приводит к еще большим затратам времени на их исправление.
- Все неприятное — сразу. Есть термин «проглотить лягушку», означающий метод работы, когда неприятные человеку задания он выполняет в первую очередь, чтобы потом забыть о них и спокойно работать дальше. Долгое откладывание на потом приводит к психологическому напряжению, лени и растягиванию занятий, чтобы попозже приступить к этому. Делайте это задание сразу и двигайтесь дальше!
- Расставить приоритеты. Сначала выполняйте срочные задания, потом остальные. Хвататься за все сразу, или выполнять задания хаотично — непродуктивно.
- Оставляйте лишнее время. Планируйте свои занятия так, чтобы оставалось немного и для непредвиденных заданий, это поможет не выбиваться из общего ритма.
- Распределяйте работу. Правильное распределение объема работы очень важно. Не должно быть ситуаций, когда один работник сидит заваленный работой, а второй ничего не делает. Если вы не справляетесь — передайте часть работы сотруднику.
- Делайте паузы. Все мы живые люди, поэтому делать небольшие передышки очень важно. Это поможет не зацикливаться и немного «перегрузить» голову, освежить ее, дать возможность работать продуктивнее.
О правильной организации и планировании работы вы можете узнать подробно на пробном бесплатном тренинге от компании «Мастерская руководителя» mastermanagement.ru.