На сегодняшний день, в таких вопросах, как подбор персонала, а именно офис-менеджера встаёт вопрос — кто этот человек? Потому что, изучая разнообразные сайты, ужасаешься куча-моле из обязанностей, которые должен выполнить менеджер.
И как же возникла такая ситуация? В первую очередь из-за стремления всеми силами маленьких и больших компаний к образу зарубежной фирмы. Офис-менеджер и вообще слово «менеджер» вставляют к месту и не к месту. При этом сами работодатели не знают, что хотят, ибо не точно сформирована линейка обязанностей и должностей.
Часто из-за схожести административного персонала, такого как секретарь и офис-менеджер, возникает путаница, чаще конечно в сторону второго.
Так как нам разобраться чем занимается офис-менеджер?
Его функции могут чуть различаться в зависимости от размеров организации, однако, в целом идентичны. Начнём с того, что должность эта руководящая. В его подчинение обычно младший административный персонал, то есть секретари, разнорабочие, если фирма не большая, то и водителями.
А так же у него есть и исполнительная функция. Он отвечает за офис и его обеспечение: покупка, мебели, канцелярии, техники. Так же в его обязанности могут входить инвентаризация, бюджетирование и отчётность. Чувствуете? Уровень ответственности разный.
После того, как мы разобрались, кто такой офис-менеджер, обратим внимание на качества, которым он должен обладать. Итак, он должен быть движущей силой офиса, но для этого должна быть определённая компетентность. Надо иметь определённые знания и лучше всего практические, например, такие как умение взаимодействовать с компьютерными базами данных или иметь навыки планирования и аналитики. Ну и, само собой разумеется, владение компьютерной грамотностью.
Ещё одно важно качество — умение себя организовать и свой офис. Координировать и планировать задачи наперёд. Умение организовать своё время — ключевое качество, ведь структурность работы менеджера приводит в порядок и работу офиса.
Кроме формальных признаков при приёме менеджера, вроде образования и навыков, должны и присутствовать личные особенности кандидата. Можно просто не сойтись в характерах.
Хочется сказать ещё одну вещь, ваш будущий сотрудник должен сохранять конфиденциальность. Так что разузнать о нём больше не такая уж паранойя. Вскоре через него начнут поступать корреспонденция, отчёты, базы данных, детали стратегического планирования. Всё это может стать проблемой при передаче третьим лицам, так что позаботьтесь заранее о способности к конфиденциальности вашего офис-менеджера.