Ведение кадрового учёта не является прямой обязанностью бухгалтера в общем понимании этой профессии. Однако на небольшом предприятии, при необходимости временного замещения должности кадровика или в случае неполной загрузки штата бухгалтерии, иногда функции кадровика берёт на себя бухгалтер.
Документы для такого учёта
Для организации кадрового учёта необходимо взять копии учредительных документов компании, затем собрать все остальные справки и акты, которые вам потребуются. Список необходимого довольно значителен. Вам потребуются:
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Штатное расписание.
- Трудовые договоры.
- Трудовые книжки.
- Документы о согласии работников на обработку и хранение их персональных данных.
- Книга учёта трудовых книжек и вкладышей.
- Приходно-расходная книга трудовых книжек и вкладышей.
- Табель учёта рабочего времени.
- Приказы о приёме на работу.
- Личные карточки.
- График о предоставлении отпусков.
- Основания к приказам (заявления, акты).
- Ведомости заработной платы.
- Утверждённая форма расчётного листка.
Если что-то из этого списка отсутствует, то необходимо срочно составить этом.
Все документы составляются с участием руководства фирмы и под вашу личную ответственность. При необходимости вам надлежит оформить дополнительные документы — указания по технике безопасности и допуски для работы в условиях повышенных рисков. Помните, что для определённых условий работы, при наличии вредных для здоровья или опасных факторов, необходимо обеспечить проведение определённых мероприятий: провести инструктаж, обеспечить надлежащей спецодеждой, защитными и страховочными средствами. Также бывает необходимо провести медкомиссию при приёме на определённые должности — порядок прохождения медкомиссии также осуществляется в соответствии с законодательством.
Порядок кадрового учёта
Если вы начинаете кадровый учёт «с нуля», вы должны выполнить первую и наиважнейшую задачу — оформить на работу директора организации. Во многих случаях это приходится делать вразрез с имеющимся законодательством, «задним числом». Если всё-таки желательно обеспечить надлежащий порядок, то заняться кадровым учётом необходимо на этапе становления организации, когда подписываются учредительные документы. Затем следует определить, кто именно будет хранить трудовые книжки, заниматься их регистрацией. Вначале этим занимается директор, затем придётся вам. Трудовые книжки всех, кто работает в данной организации, с этого момента находятся под вашей личной ответственностью. В случае утраты, порчи трудовой придётся заводить её заново, восстанавливать все предшествующие записи — тоже. Опытными кадровиками рекомендуется делать копии со всех листов трудовой книжки. Эти копии хранятся в личной карточке работника.
Затем, после хлопот на старте, вы будете заниматься «будничным» ведением учёта кадров. На ваши плечи ложится оформление и приём на работу работников, увольнение их, вам необходимо будет заниматься отпусками, больничными листами, предоставлением учебного отпуска, декретного, по уходу за ребёнком, выходов на пенсию. Вам придётся много времени работать с такими организациями, как ПФ РФ, ФФОМС, а также страховыми и профсоюзными организациями.
Информация подготовлена компанией www.oandp.ru -бухгалтерские и юридические услуги.