Доводилось ли Вам слышать о нерадивом руководителе, который уже не знает как еще усложнить работу «бедным» сотрудникам и о «бессовестном» работнике, который строит козни и, то и дело, срывает заключение контрактов. Это происходит от того, что между работодателем и сотрудником нет понимания и все действия по управлению расцениваются работниками, как недоверие.
Но что делать — отменить контроль? Нет, ведь контроль рабочего времени сотрудников — неотъемлемый процесс управленческой деятельности, который призван решить проблему взаимоотношений работников и руководителя, а также позволяет вовремя выявить проблемы и принять меры по их устранению.
В силу причин описанных выше, а именно, негативного отношения к контролю со стороны сотрудников, часто руководители пренебрегают использованием методов, не желая портить отношения с коллективом. Но со временем, отсутствие контроля может привести к снижению эффективности работы, нарушению трудовой дисциплины, беспорядку. Поэтому, отказываться от контроля ни в коем случае нельзя.
Понимание необходимости контроля сотрудниками
Важно донести, что контроль — это необходимая мера управления, которая при грамотном использовании дает дополнительные возможности не только руководителю, но и сотруднику.
Преимущества от использования контроля для сотрудников:
Эффективное использование рабочего времени.
Сотрудники жалуются на то, что им приходится задерживаться на работе, а ведь за это не доплачивают. Дело в том, что отсутствие контроля расслабляет, и задача растягивается. Контроль дисциплинирует, заставляет выполнять задания точно в срок.
- Выполнение поставленных задач в установленные сроки.
Сотрудники должны чётко понимать, чем грозит им выполнение или невыполнение задач точно в срок.
- Хорошие взаимоотношения в коллективе и с руководителем.
Контроль помогает избежать недоверия, делает работу прозрачной, позволяет избавиться от сплетен и ссор в коллективе.
- Уверенность в объективности оценки работы.
Использование автоматизированных систем для учета рабочего времени исключает человеческий фактор и вмешательство из вне. Поэтому все данные имеют объективный характер и сотрудники могут быть уверенны в том, что их работа была оценена верно.
Правильная организация контроля
Очень часто контроль воспринимается сотрудниками негативно и расценивается как недоверие со стороны руководства.
И происходит это по следующим причинам:
- Нерегулярный характер контроля
Контроль проводится периодически, от случая к случаю. Это ведет к тому, что данные носят необъективный характер и наказание, соответственно, несут не все сотрудники, а только те которых «споймали на горячем». - Несправедливость применения ко всем сотрудникам компании.
В силу вступает человеческий фактор, личные симпатии и антипатии. Когда часть сотрудников попадает под наказание при обнаружении каких-либо отклонений от нормы, а часть — остается безнаказанной. Такие действия ведут к нарушению дисциплины, угнетающей рабочей обстановке.
- Использование непрозрачных методов.
Принцип работы методов непонятен сотрудникам, в связи с чем они не отвечают заявленным требованиям контроля и не согласны с результатами проверок.
- Некорректное применение методов контроля.
Методы контроля, хороши для одной компании, в другой могут привести к демотивации персонала и снижению эффективности работы. Поэтому к выбору инструмента контроля стоит подойти со всей ответственностью.
Так, прослушивание и запись телефонных разговоров подходит для Call-центров; видеонаблюдение — для банков, охранных структур; автоматизированные системы учета рабочего времени — для сотрудников, работающих за компьютером.
Применение автоматизированных систем контроля сотрудников
Автоматизированная система учета рабочего времени — отличный метод управления сотрудниками, работающих за компьютером. Он позволяет эффективно спланировать рабочий день; просмотреть использование различных программ и приложений, открытие документов, посещение сайтов; повысить продуктивность использования рабочего времени и общую производительность компании. Вся информация, полученная с помощью сервиса предоставляется в виде удобных отчетов, повлиять на ее результаты не возможно. Поэтому все данные являются объективными и способствуют принятию верных управленческих решений.
Систему контроля можно использовать как в скрытом, так и явном режиме. Но лучше, если сотрудники будут знать о наличии сервиса. Это будет свидетельством того, что руководитель доверяет своим работникам и дает возможность воспользоваться преимуществами системы для повышения личной продуктивности.
Важно, чтобы контроль имел сугубо конструктивный характер. То есть, контроль не ради контроля и управления, а для повышения эффективности работы, объективности принятия решений и взаимопонимания в коллективе. Для этого все участники контроля должны осознавать его необходимость и не злоупотреблять положением.
Таким образом, мы видим, что без эффективного контроля невозможно сохранить лояльность к компании и спланировать дальнейшую деятельность по достижению намеченных целей и получению прибыли.